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我不是在開會就是在開會的路上

你一年要開多少會議呢 根據維基百科的定義「會議 是人類社會的一種 社交 、 公關 、 政治 、 意見 交流 、 訊息傳播 及 溝通 的活動,由兩位或多位人士參與。 會議是一種 社會科學 ,也是一種 人文藝術 ,成功與失敗,在於與會者及各方的誠意及能力。」 所以從小我們就從班會開始訓練起,學習如何開會,有什麼樣的流程、怎麼選舉...等,離開校園進入職場之後,各式各樣的會議幾乎每個月都要來一次的。 我最常開會的學生時期就是舉辦暑期營隊的那段期間吧,為了舉辦一個暑期營隊,從幹部會議到各分組的小組會議,一直到行前會和每天的檢討會,每一屆傳承下去的會議記錄用好幾個資料夾來保存,從那時候開始,對於會議的效率值有了非常大的學習。 簡單就下列幾點: 1.每一次會議的目的 2.與會者的角色和職責 3.決議 召開會議的目的 為什麼要特地花時間把大家聚集在一起討論呢?無非是要針對議題達成共識或者資訊交流,所以會議事前設定的目標就必須要很明確,每一個議程、每一個報告者就必須快速明確的提出報告或者是需求。 而常見的就是,為了達到每個月都要有一個例行性會議而開的會,然後把議程塞滿整個時間,就算有完成了一次會議記錄,當然這也是一個目的啦,只是耗費的時間跟成本就相對高了許多。 還記得第一次的營隊幹部會議,整整開了半天的時間,還有很多事情議而不決,浪費了很多時間,而且事情都沒有進展,從此後就要求會議中必須要有一個時間的場控,當某一個議題沒有結論,主席就要裁示負責人什麼時間要提出方案,給出一個方向,就馬上進入下一個議程,這樣更能有效率地進入下一個議案。 與會者的角色和職責 根據每次開會前設定的目的,邀請需要出席的相關人員,每個在場的人都有可以提出解決方案或者相關建議的人。常常看到有些會議中,出席的人很無聊的晾在那邊,反正沒有我的事,我也沒有要報告什麼內容,反正就是被要求列席,另外還有一個現象,就是會議邀請了長官特別多,cc一堆長官在裡面,其實也不知道要他們扮演什麼角色,出席致詞鼓勵嗎?還是要他們授權某些議案?又或許只是要讓他們知道我們有在開會?邀請人家出席然後不給予一些任務,不就是在浪費他的時間嗎。 決議 其實這呼應到會議前的目的跟準備,如果會議前設定好預計達成的目標或者方向,與會者事前就可以準備好相關的提