我不是在開會就是在開會的路上

你一年要開多少會議呢

根據維基百科的定義「會議是人類社會的一種社交、公關、政治、意見交流、訊息傳播及溝通的活動，由兩位或多位人士參與。會議是一種社會科學，也是一種人文藝術，成功與失敗，在於與會者及各方的誠意及能力。」

所以從小我們就從班會開始訓練起，學習如何開會，有什麼樣的流程、怎麼選舉...等，離開校園進入職場之後，各式各樣的會議幾乎每個月都要來一次的。

我最常開會的學生時期就是舉辦暑期營隊的那段期間吧，為了舉辦一個暑期營隊，從幹部會議到各分組的小組會議，一直到行前會和每天的檢討會，每一屆傳承下去的會議記錄用好幾個資料夾來保存，從那時候開始，對於會議的效率值有了非常大的學習。

簡單就下列幾點：

1.每一次會議的目的

2.與會者的角色和職責

3.決議

召開會議的目的

為什麼要特地花時間把大家聚集在一起討論呢？無非是要針對議題達成共識或者資訊交流，所以會議事前設定的目標就必須要很明確，每一個議程、每一個報告者就必須快速明確的提出報告或者是需求。

而常見的就是，為了達到每個月都要有一個例行性會議而開的會，然後把議程塞滿整個時間，就算有完成了一次會議記錄，當然這也是一個目的啦，只是耗費的時間跟成本就相對高了許多。

還記得第一次的營隊幹部會議，整整開了半天的時間，還有很多事情議而不決，浪費了很多時間，而且事情都沒有進展，從此後就要求會議中必須要有一個時間的場控，當某一個議題沒有結論，主席就要裁示負責人什麼時間要提出方案，給出一個方向，就馬上進入下一個議程，這樣更能有效率地進入下一個議案。

與會者的角色和職責

根據每次開會前設定的目的，邀請需要出席的相關人員，每個在場的人都有可以提出解決方案或者相關建議的人。常常看到有些會議中，出席的人很無聊的晾在那邊，反正沒有我的事，我也沒有要報告什麼內容，反正就是被要求列席，另外還有一個現象，就是會議邀請了長官特別多，cc一堆長官在裡面，其實也不知道要他們扮演什麼角色，出席致詞鼓勵嗎？還是要他們授權某些議案？又或許只是要讓他們知道我們有在開會？邀請人家出席然後不給予一些任務，不就是在浪費他的時間嗎。

決議

其實這呼應到會議前的目的跟準備，如果會議前設定好預計達成的目標或者方向，與會者事前就可以準備好相關的提案內容，會議中就能夠有效率的提出需要選擇的方案，增加決策者的選項，讓提案內容更快有決議產生，就更能夠讓執行的人員有所依據，也更有利後續作業的進行，最怕就是每次開會就是大家開始討論內容跟方案，那就跟會議前設定的目的有所差距了。

開一場有效率的會議是有爽感的

最近進行了幾個會議後的感想，在大公司的組織當中，需要牽涉的決策範圍太多，以及長官交辦佈達事項特別多，所以很多時候就是在聽政令宣導，以及批判你會議前的所作所為，淪為一個檢討會跟命令會。

當我跟另外一些專案團隊會議開會的過程中，因為我們有共同想要達到的目標，每次會議設定好人、事、時，需要大家一起決定的事情，每個人目前擁有的資源或者構想，省略掉很多批判的內容，很有效率的達成進度報告跟接下來要做的事情，通常在一個小時內就可以完成。

你說一個小時長度的會議時間，我達成過什麼樣的成果呢？

我們完成了一個創業競賽的內容，得到了佳作並且有上台報告的呈現;我們完成了一場區域層級的研討會;我們完成了一個募資的案子，並且開始執行相關業務內容。那種效率值實在非常的爽快。